3.1. Секретарь непосредственно подчиняется Начальнику Управления. 3.2. Во время отсутствия Секретаря его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за их надлежащее исполнение. IV. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ 4.1. Ведение делопроизводства. V. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ Секретарь Управления обязан: 5.1. Принимать поступающую на рассмотрение Начальника корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов. 5.2. Принимать и передавать телефонограммы, записывать в отсутствие Начальника принятые сообщения и доводить до его сведения их содержание. 5.3. Осуществлять заявки на канцелярские принадлежности для работников Управления. 5.4. Принимать телефонные звонки в приемной. 5.5. Вести делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. 5.6. Принимать документы и личные заявления от работников Управления на подпись Начальника. 5.7. По поручению Начальника составляет письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем. 5.8. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив, составлять сводную номенклатуру дел. 5.9. Копировать документы на персональном ксероксе. 5.10. Содержать свое рабочее место в порядке, так как это обеспечивает производительность и безопасность работы. 5.11. Работать с электронной почтой (прием, отправка писем). 5.12. Обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию (принимать, регистрировать, переадресовывать), вести журнал данных писем. 5.13. Выполнять работы по документационному обеспечению кадровой деятельности управления: - оформление приказов по основной деятельности; - оформление командировочных документов; - вести журнал: учета работников, прибывших к месту командировки, регистрации контроля исполнения документов. 5.14. Составлять отчетность по договорам, заключенными с филиалом и с контрагентами, вести их регистрацию и контроль. 5.15. Выполнять другие служебные поручения непосредственного руководителя. |